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Die Ordnungsgemäße Rechnung – Musterrechnung für Kleinunternehmer

Ein großes Problem für Kleinunternehmer oder Gründer besteht immer noch darin, wie eine Rechnung richtig erstellt werden muss. Natürlich ist auch das Rechnung schreiben kein Hexenwerk und wer verstanden hat, worum es geht, dem wird es künftig spielend leicht von der Hand gehen.

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Zunächst sind zehn wichtige Rechnungsmerkmale zu berücksichtigen. Diese müssen auf jeder Rechnung enthalten sein, damit sie vom Finanzamt anerkannt wird. Diese 10 Merkmale sind:

  1. Name und Anschrift vom Rechnungssteller
  2. Name und Anschrift vom Rechnungsempfänger
  3. Steuer- oder Umsatzsteuer-Ident-Nummer des Rechnungsstellers
  4. Ausstellungsdatum der Rechnung
  5. Fortlaufende Rechnungsnummer
  6. Menge und Art der erbrachten Leistung bzw. gelieferten Waren
  7. Leistungszeitpunkt bzw. –zeitraum für monatliche Rechnungen
  8. Vergütung
  9. Steuersatz (Ausnahmen gelten bei Selbstständigen, die die Kleinunternehmerregelung nutzen, hier ist aber der Hinweis auf selbige notwendig)
  10. Gesamtbetrag der Rechnung

Um das Ganze zu veranschaulichen gibt es im Folgenden eine Musterrechnung:

Max Mustermann
Musterstraße 123 1.
12345 Musterstadt

Martin Müller
Hauptstraße 34 2.
12345 Musterstadt

4. Musterstadt, den 25.01.2012

Rechnung Nr. 025/2012 5.

Leistungszeitraum: Januar 2012 7.

1 Stück Messerset 79,95 EUR
1 Stück Besteckset 33,95 EUR 8.

Nettobetrag: 6. 113,90 EUR
+ 19 % USt 21,64 EUR
Gesamtbetrag 9. 135,54 EUR 10.

Zahlbar bis zum 25.02.2012

Bitte überweisen Sie den Rechnungsbetrag auf folgendes Konto:

Konto: 12345
BLZ: 10020200
Bank: Musterbank Musterstadt

Steuernummer: 12345/12345 3.

Fehlt eine dieser Angaben auf der Rechnung, kann diese vom Finanzamt nicht anerkannt werden. Das wiederum bedeutet, dass die Rechnung als ungültig bezeichnet wird. Gerade, wenn Kleinunternehmer Rechnungen an Firmen stellen, muss die Rechnung korrekt erstellt werden. Ist nur eine der Angaben fehlerhaft oder nicht vorhanden, so kann der Kunde die Rechnung nicht von den Steuern absetzen.

Darüber hinaus kann der Abzug der gezahlten Vorsteuer nicht erfolgen, wenn die Rechnung fehlerhaft gestellt ist. Die meisten Unternehmen prüfen eingehende Rechnungen auf diese Grundlagen. Sollte die Rechnung falsch ausgestellt sein, wird die Firma mit Sicherheit eine Korrektur der Rechnung fordern, bevor sie diese bezahlt.

Das bedeutet einerseits Mehraufwand für den Kleinunternehmer, andererseits aber auch eine fehlende Seriosität, so dass sich der Kunde künftig vielleicht doch lieber wieder an einen anderen Dienstleister wendet. Deshalb sollte von Anfang an auf die korrekte Rechnungserstellung geachtet werden.