Angebotserstellung als Kleinunternehmer

Angebotserstellung – der Weg zum Auftrag

Als Kleinunternehmer ist der Alltag spannend – wer ein gutes Produktportfolio bietet oder nützliche Dienstleistungen erbringt, kann mit vielen Anfragen von interessierten und potentiellen Kunden rechnen. Um aus den Anfragen auch tatsächlich Kunden zu generieren, gilt es, ein attraktives Angebot zu erstellen, auf das der Kunde eingehen kann.

Wichtige Erfolgsfaktoren sind dabei eine genaue Preiskalkulation, eine transparente Darstellung und die Angabe von Kontaktdaten eines Ansprechpartners, falls sich Rückfragen ergeben sollten.

Als Kleinunternehmer möchten Sie sich natürlich nicht jedes Mal von neuem hinsetzen müssen und das Schreiben anfangen. Deshalb ist es sinnvoll, mit Angebotsvorlagen für Word und Excel zu arbeiten. Wenn der Briefkopf und die restliche Ausgestaltung stimmen, spart dies enorm viel Zeit. Bei einem neuen Angebot müssen Sie lediglich noch die richtigen Zahlen und Produkte ergänzen. Und schon kann das Angebot schriftlich per E-Mail oder Post an den Kunden geschickt werden. Anders als bei großen Unternehmen ist im Kleinunternehmerbereich der Inhaber selbst für die Erstellung von Angeboten zuständig. Sofern er es sich leisten kann eine Sekretärin einzustellen, kann auch diese die Angebotsmuster nutzen und die Arbeitszeit somit effektiver gestalten.

Was gilt es bei der Angebotserstellung als Kleinunternehmer zu beachten?

Kleinunternehmer betreiben ihre gewerbliche Tätigkeit in kleinem Stil oder nebenberuflich, sodass sie unter eine gewisse Umsatzgrenze fallen, die normalerweise auch nicht überschritten wird (z. B. Hostessen, nebenberufliche Computerreparaturen, etc.). Laut §19 des Umsatzsteuergesetzes sind Kleinunternehmer daher nicht dazu verpflichtet, Mehrwertsteuer auszuweisen. Die Angebote können also ohne Angaben zur Umsatzsteuer erfolgen, was die Kalkulation einfacher gestaltet. Preise können als Nettopreise ohne Mehrwertsteuer ausgewiesen werden und derjenige, der das Angebot gestaltet, muss seine Zeit nicht mit Prozentrechnen verbringen. Wer auf Nummer sicher gehen möchte, kann den besagten Paragraph unter seiner Kalkulation vermerken, um Rückfragen zu vermeiden. Das Gleiche gilt auch für die Rechnungen: Wie bei den Angeboten werden die Summen ohne Mehrwertsteuer angegeben.

Angebotsvorlagen zu nutzen spart zwar Zeit und Arbeit, birgt jedoch auch die Gefahr, dass Interessenten einfach nacheinander “abgefrühstückt” werden. Somit sollte sich jeder Kleinunternehmer zunächst überlegen, wie er nach der Angebotserstellung verfährt. Ist es besser, den Interessenten im gleichen Zug anzurufen, damit offene Fragen geklärt werden können? Genügt es, das Angebot ohne weitere Informationen als Excel- oder Word-Datei per E-Mail zu verschicken? Sicherlich spielt dabei die Situation (steht der Kleinunternehmer am Anfang einer Geschäftsgründung und muss um jeden Kunden kämpfen?) und auch die Kundenstruktur eine Rolle (geht es nur um Preisvergleiche, genügt eine E-Mail).

Ist mein Angebot immer rechtlich verbindlich?

Grundsätzlich ist jedes Angebot rechtlich verbindlich. Das heißt, der Interessent kann im Angebot enthaltene Angaben zu Leistung, Preis und sonstige Informationen so verlangen, wie beschrieben. Um dem Interessenten kein verbindliches Angebot zu erteilen, gibt es die Möglichkeit einen Kostenvoranschlag anzubieten (Preise dürfen bei Zustimmung bis zu 20 Prozent abweichen). Die Angabe von bestimmten Klauseln im Angebotstext hebt die Verbindlichkeit des Angebots auf. Dafür muss mindestens einer dieser Begriffe im Angebot enthalten sein:

ohne Gewähr
Preise vorbehalten
nur solange der Vorrat reicht

Aufbau eines Angebots

Ein Angebot sollte immer so aufgebaut sein, dass der Leistungserbringer klar und deutlich in der oberen Hälfte des Angebots aufgeführt wird. Idealerweise natürlich mit Firmenname, Logo und Slogan bzw. Corporate Design. Auch die Kontaktdaten der Firma sollte der Interessent direkt oben finden.

Darunter sollte eine Überschrift mit Angebotsnummer stehen (z. B. Anfrage zu Computerreparatur, Angebotsnr. 4/2018). Die Angebote zu nummerieren, macht nicht nur für die eigene Ordnung in der Buchhaltung Sinn. Auch im Fall von Rückfragen ist es geschickt, wenn der Interessent eine Angebotsnummer nennen kann, damit der Kleinunternehmer weiß, auf welches Angebot er sich mit seinen Fragen bezieht. Wer pro Tag mehrere Angebote schreibt, kann ohne Angebotsnummern durchaus schon einmal den Überblick verlieren.

Darunter sollte eine nachvollziehbare und transparente Auflistung der einzelnen Posten erfolgen. Eine Unterteilung in Materialkosten (falls vorhanden) und Stundenlohn ist sinnvoll. Ebenso sollte eine Anfahrtspauschale benannt werden, sofern diese anfällt. Je mehr dem zukünftigen Kunden bei der Angebotserstellung verschwiegen wird, umso heikler wird die Situation, wenn es um die Bezahlung der Rechnung geht (“…davon stand ja aber gar nichts in Ihrem Angebot!”). Von daher ist es besser, direkt zu Beginn mit offenen Karten zu spielen. Unter dem Gesamtbetrag sollte anschließend eine Preisgarantie oder die Phrase “Angebot gültig bis…” stehen. Zum einen dient es als Entscheidungshilfe für den Kunden und zum anderen als Absicherung für den Leistungserbringer. Nimmt der Kunde das Angebot erst in einem halben Jahr in Anspruch, obwohl die Preisgarantie nur bis Ende des Monats galt, hat der Kleinunternehmer das Recht, einen höheren Preis zu veranschlagen.

Wer möchte, kann noch spezifizieren, dass es sich lediglich um ein Angebot handelt und ein rechtskräftiger Vertrag nur durch Bestätigung von Seiten der Firma oder durch das Unterzeichnen eines separaten Vertrags zustande kommt.

Auch können freundlich wirkende Formulierungen wie “Wir freuen uns, wenn Sie uns den Auftrag erteilen!” oder “Über eine langfristige Zusammenarbeit würden wir uns sehr freuen.” am Ende des Angebots Platz finden.

Wichtig ist noch, dass klar erkennbar ist, wer das Angebot verfasst hat und die allgemeinen Geschäftsbedingungen enthalten sind. Viele Kunden legen Wert darauf, diese vorab zu kennen, bevor sie einen Vertrag unterschreiben oder einen Auftrag erteilen. Sofern die Geschäftsbedingungen nicht angehängt werden können, sich jedoch auf der Internetseite des Unternehmens einsehbar sind, sollte ein Hinweis darauf erfolgen.

Was muss ein Angebot beinhalten?

exakte Bezeichnung des Produkts/ der Dienstleistung
Preis, Anzahl und/oder Dauer der Leistung
Datum des Angebots
Gültigkeitsdatum
Lieferzeitraum
Verweis auf AGB (falls vorhanden)
Zahlungsbedingungen
Ort der Erfüllung
Versandkosten und Spesen
Eigentumsvorbehalt

Formatvorlage

Eine Formatvorlage für die Angebotserstellung lässt sich am besten mit Excel oder Word herstellen. Wer kreativ und gestalterisch begabt ist, wird mit dieser Aufgabe gut zurechtkommen. Alternativ dazu können sich Kleinunternehmer im Internet verschiedene Vorlagen besorgen, die ebenfalls diesem Zweck dienen.

Wird das Angebot mittels Excel erstellt, wird das Resultat eher zahlenlastig sein. Wer mehr Wert auf den inhaltlichen Fokus legt und schön ausformulierte Sätze in seiner Angebotserstellung haben möchte, sollte Word verwenden. Selbstverständlich ist auch eine Kombination aus beidem denkbar.

Allgemein gilt: Bewegt sich der Kleinunternehmer in einem produzierenden Gewerbe, in dem Stückzahlen, Mengenrabatte und Ähnliches wichtig sind, darf das Angebot ruhig zahlenlastig, kurz und bündig sein, da am Ende ohnehin der Preis entscheiden wird.

Wenn sich der Kleinunternehmer im Dienstleistungsbereich bewegt, und das Dienstleistungsangebot erklärungsbedürftig ist, sollte hingegen nicht an Text gespart werden. Schön ist es beispielsweise, wenn Inklusiv-Leistungen als separater Punkt aufgeführt werden und Aufzählungszeichen dann beispielsweise grüne Häkchen sind.

Tipps und Tricks bei der Angebotserstellung

Zu einer guten Angebotserstellung gehört effiziente Nachverfolgung. Denn nicht immer melden sich die Kunden von sich aus – insbesondere zu Beginn einer Selbstständigkeit ist daher eine konsequente Angebotsverfolgung der Weg zum Erfolg.

Sofern das Volumen an Anfragen überschaubar ist, sollte jeder Interessent nach Erhalt des Angebots angerufen werden. Ein freundliches Nachfragen und die Klärung von Fragen können dazu beitragen, dass sich der Interessent für die angebotene Leistung entscheidet.

Auch kann mit Abschlussverstärkern im Angebot gearbeitet werden, indem man den Interessenten beispielsweise Skonti in Aussicht stellt. Ein simpler Satz kann schon abschlussfördernd wirken: “Wenn Sie dieses Angebot bis Ende der Woche wahrnehmen, können wir Ihnen einen Sonderrabatt von 5 Prozent auf den Gesamtpreis gewähren.”